Recruitment Notice: Administrative, Financial and Logistics Assistant
Administrative, Finance and Logistic Clerk NPSA4 – Yaoundé Cameroon
Yaounde, Cameroon
Job ID: 5869
Location: Yaounde, Cameroon
Date Posted: 09/13/2022 17:45
Apply By: 09/21/2022 04:59
Work Schedule: Full Time
Agency: UNDP
Grade: NB2
Vacancy Type: National Personnel Service Agreement
Practice Area: Crisis management / Country Management Support
Bureau: Regional Bureau for Africa
Contract Duration: 6 months
Education & Work Experience: High School certificate
Other Criteria: 04 years in management, administration, or finance for the baccalaureate or 01 year for bachelor holder
Required Languages: French
Desired Languages: English
Vacancy Timeline
1 Week
https://estm.fa.em2.oraclecloud.com/hcmUI/CandidateExperience/en/sites/CX_1/job/5869/?utm_medium=jobshare
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Job Description
BACKGROUND
UNDP is committed to recruiting a diverse workforce in terms of gender, nationality and culture. We also encourage people from ethnic minorities, indigenous communities or people with disabilities to apply. All applications will be treated with the strictest confidentiality.
UNDP does not tolerate sexual exploitation and/or abuse, or any form of harassment, including sexual harassment, and/or any forms of discrimination. All selected candidates will therefore have to submit to rigorous verifications relating to the references provided as well as their background.
UNCLE NE’s ADVERT
VISIT: WWW.FAINTANG.COM
HOUSES IN BAMRNDA HOUSES IN BUEA HOUSES IN DOUALA HOUSES IN YAOUNDE HOUSES IN LIMBE
LANDS IN BAMRNDA LANDS IN BUEA LANDS IN DOUALA LANDS IN YAOUNDE LANDS IN LIMBE
CARS IN BAMENDA CARS IN BUEA CARS IN DOUALA CARS IN YAOUNDE CARS IN LIMBE
BUSINESS VENTURES IN BAMRNDA BUSINESS VENTURES IN BUEA BUSINESS VENTURES IN DOUALA BUSINESS VENTURES IN YAOUNDE BUSINESS VENTURES IN LIMBE
OFFICE/UNIT/PROJECT DESCRIPTION
For several years, the UNDP with the support of various donors, Japan, Germany, Sweden, the European Union has made early recovery and stabilization a priority in communities hard hit by the crisis. .
More recently, the UNDP has committed to implementing the regional stabilization strategy in the Lake Chad Basin, adopted in May 2018 by the States Parties to the LCBC and endorsed by the African Union.
With a view to implementing this strategy, the UNDP proposed a regional facilitation program to the States, which was officially launched during the second forum of governors held on July 17 in Niamey. In October 2019, Cameroon organized its first Steering Committee of the National Window of the Facility, which is a variation of the regional stabilization project.
Maintenir un niveau minimum de sécurité dans les zones d’intervention,
Répondre aux besoins urgents en infrastructures et services sociaux de base,
Offrir des opportunités immédiates d’accès aux moyens d’existence durable.
La mise en œuvre des objectifs de la Fenêtre nationale de Stabilisation déclinés nécessite la présence au sein de l’équipe d’un(e) Assistant(E) Administratif (ve), Financier(e) Et Logistique qualifié(e), afin de soutenir le coordonnateur de la Stabilisation pour l’ensemble des tâches administratives, financières et logistiques, en collaboration avec l’ensemble de l’équipe basée à Maroua et à Yaoundé ainsi qu’avec les collègues des autres projets.
Place(e) sous la supervision directe de Chef de l’Unité Stabilisation travaillera, l’Assistant (e) administratif (ve), financier(e) et logistique étroitement avec le Bureau central de Maroua ainsi que les partenaires de mise en œuvre du projet afin de résoudre des questions complexes et pour l’échange d’information avec le bureau Central à Yaoundé.
SCOPE OF WORK
Sous la supervision directe du chef de l’Unité Stabilisation, le titulaire du poste accomplit les tâches suivantes :
Faciliter et coordonner les relations de services
Gérer le courrier départ/arrivée et contrôler sa qualité
Préparer les réunions du personnel du programme, prendre des notes et préparer les comptes rendus ;
Tenir à jour le répertoire des interlocuteurs, fonctionnaires du gouvernement, des services et des organisations en relation avec les activités du Programme ;
Participer aux activités du programme ;
Effectuer toute autre tâche que le superviseur pourrait lui confier.
Accomplir les tâches courantes relatives aux activités administratives et logistiques de l’Unité de Gestion du Programme :
Rédiger toutes correspondances relatives à l’administration ;
Préparer les correspondances, rapports, mémos, circulaires, fax demandés pour signature et mise en forme finale des documents ;
Concevoir et mettre à jour un système de classement des dossiers du programme ;
Préparer les missions de terrain et suivre les demandes de remboursement des frais de mission ;
Gérer le stock des intrants et fournitures diverses du programme et initier les demandes de service à soumettre au bureau du PNUD et procéder aux achats locaux et effectuer leur paiement dans la petite caisse en conformité avec les règles et les procédures en la matière ;
Assurer la gestion administrative et logistique des séminaires, ateliers et réunions ;
Participer à l’élaboration du rapport annuel sur les biens durables (inventaires des biens et équipements), rapport mensuel de consommation de carburant
Veiller au bon entretien du parc automobile, à la bonne gestion du carburant et pièces de rechange et superviser le travail des chauffeurs
Assurer les tâches courantes relatives aux activités financières de l’Unité de Gestion du Programme
Rédiger toutes correspondances relatives aux finances ;
Analyser les documents relatifs aux finances avant paiement ;
Effectuer leur paiement dans la petite caisse en conformité avec les règles et les procédures en la matière ;
Appuyer le « Project Manager » dans la gestion des ressources financières du projet selon l’approche harmonisée de transfert d’espèces (HACT) ;
Préparer et transmettre les éléments de rapportage financier au superviseur et aider à acquérir toute information financière et comptable requise à l’élaboration des rapports financiers et audit ;
Participer à l’élaboration des rapports trimestriels de décaissement, rapport annuel sur l’état des fonds, rapport annuel sur les dépenses ;
Participer à la vérification définitive des comptes ;
Tenir à jour tous les documents comptables et financiers ;
INSTITUTIONAL ARRANGEMENT
Superviseur : Chef de l’Unité Stabilisation
COMPETENCIES
Expected Demonstration of Competencies
Core
Achieve Results:
LEVEL 1: Plans and monitors own work, pays attention to details, delivers quality work by deadline
Think Innovatively:
LEVEL 1: Open to creative ideas/known risks, is pragmatic problem solver, makes improvements
Learn Continuously
LEVEL 1: Open minded and curious, shares knowledge, learns from mistakes, asks for feedback
Adapt with Agility
LEVEL 1: Adapts to change, constructively handles ambiguity/uncertainty, is flexible
Act with Determination
LEVEL 1: Shows drive and motivation, able to deliver calmly in face of adversity, confident
Engage and Partner
LEVEL 1: Demonstrates compassion/understanding towards others, forms positive relationships
Enable Diversity and Inclusion
LEVEL 1: Appreciate/respect differences, aware of unconscious bias, confront discrimination
Cross-Functional & Technical competencies (insert up to 7 competencies)
Ethics
UN policy knowledge – ethics
Ethics UN policy knowledge – ethics Knowledge and understanding of the UN Staff Regulations and Rules and other policies relating to ethics and integrity
Administration & Operations
Documents and records management
Overall document (hard or electronic) management; registry and retention policy including storing and archiving
Vehicle management
Knowledge of policy & procedures on fleet management
Travel policy and procedures
Knowledge of travel policy and procedures; ability to interpret travel policy, the Staff Rules, administrative 17 UNDP | People for 2030 – Competency Framework – Technical Competencies circulars and financial regulations and rules on travel related matters
MINIMUM QUALIFICATIONS OF THE SUCCESSFUL NPSA
Min. Academic Education
Être titulaire d’un diplôme de Baccalauréat ou équivalent
Être titulaire d’un Bachelors ou équivalent en gestion, ou en administration, ou en finance
Min. years of relevant Work experience
Justifier d’une expérience professionnelle d’au moins quatre (04) ans en gestion, ou en administration, ou en finance au niveau national
Pour le Bachelors : Justifier d’une expérience professionnelle d’au moins un (01) an en gestion, ou en administration, ou en finance au niveau national
Required skills and competencies
Avoir une bonne connaissance du domaine de la gestion administrative, financière et des procédures financières d’achat ;
Avoir une bonne maîtrise de l’Internet et de l’outil informatique, traitement de texte (WORD), tableur (EXCEL), graphique (POWERPOINT), etc.
Avoir d’excellentes capacités organisationnelles et être en mesure de produire des résultats de qualité dans les délais impartis ;
Justifier de bonnes capacités rédactionnelles (correspondances, rapports, comptes rendus etc…)
Avoir une connaissance de la préparation et de l’organisation des ateliers et séminaires ;
Etre disponible pour travailler à temps plein ;
Avoir un esprit d’initiative et d’équipe développé ainsi qu’un sens élevé de la confidentialité ;
Avoir une bonne aptitude à travailler sous pression, et faire preuve d’une grande responsabilité dans un milieu de diversité culturelle ;
Etre dynamique, avoir une bonne présentation, le sens des relations humaines et du travail en équipe ;
Desired additional skills and competencies
Avoir une bonne connaissance du domaine de la gestion administrative, financière et des procédures financières d’achat serait un atout ;
Une bonne connaissance des procédures administratives et financières du système des Nations Unies et particulièrement du PNUD est un atout ;
Avoir une connaissance de la préparation et de l’organisation des ateliers et séminaires serait un atout ;
Compétences techniques : Avoir une bonne connaissance des outils de comptabilité et de Gestion budgétaire – Classement des documents comptables –
Compétences personnelles : Rigueur ; aptitude à travailler sous pression et en équipe, esprit d’ouverture aux autres et aptitude à la communication interpersonnelle, esprit d’initiative et de proactivité.
Required Language(s) (at working level)
Avoir une excellente maîtrise de la langue française, une bonne connaissance de la langue anglaise (lu et écrit) serait un atout supplémentaire
TRAVEL:
le candidat devra avoir une mobilité totale selon les exigences liées à ce poste.
THE FOLLOWING DOCUMENTS SHALL BE REQUIRED FROM THE APPLICANTS:
CV personnel ou P11, indiquant tous les postes occupés et leurs principales fonctions sous-jacentes, leurs durées (mois/année), les qualifications, ainsi que les coordonnées (email et numéro de téléphone) du Candidat, et au moins trois ( 3) les références professionnelles les plus récentes des superviseurs précédents. Les références peuvent également inclure des pairs.
Une lettre de motivation (longueur maximale : 1 page) indiquant pourquoi le candidat s’estime approprié pour le poste.
Les gestionnaires peuvent demander (ad hoc) tout autre matériel pertinent pour pré-évaluer la pertinence de leur expérience, tels que des rapports, des présentations, des publications, des campagnes ou d’autres matériels.
DISCLAIMER
Les candidatures féminines sont fortement encouragées.
Informations importantes pour les candidats
Tous les postes dans les catégories NPSA sont soumis à un recrutement local.
Informations pour les candidats concernant le « Roster » du PNUD
Note : Le PNUD se réserve le droit de sélectionner un ou plusieurs candidats de cet avis de vacance. Nous pouvons également conserver les candidatures et prendre en considération les candidats postulant à ce poste pour d’autres postes similaires au sein du PNUD, au même niveau hiérarchique et avec une description de poste, une expérience et des exigences éducatives similaires.
Diversité de la main-d’œuvre
Le PNUD s’engage à assurer la diversité au sein de son personnel et encourage tous les candidats qualifiés, indépendamment de leur sexe, de leur nationalité, de leur handicap, de leur orientation sexuelle, de leur culture, de leur religion et de leur origine ethnique, à postuler. Toutes les candidatures seront traitées dans la plus stricte confidentialité. Nous encourageons vivement les candidatures féminines.
Postulez UNIQUEMENT en ligne via le lien Internet dont l’adresse est : https://estm.fa.em2.oraclecloud.com/hcmUI/CandidateExperience/fr/sites/CX_1/requisitions/job/5869
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